Hoy vamos a hablar de cómo elaborar el presupuesto anual de manera efectiva y cómo el reporting financiero ayuda a ello.
El plan estratégico de una organización está íntimamente relacionado con su misión y su visión. Partiendo de ellas, se debe definir qué acciones tomar, proyectándolas y concretándolas en unos objetivos generales y unos específicos que marcarán las directrices a seguir por la compañía en los próximos dos o tres años, en función de la clase de producto o servicio que quiere vender y del tipo de mercado al que se quiere enfocar. A través de este plan se intenta dirigir la compañía, definiendo qué quiere ser, hacia dónde se tiene que encaminar y cómo quiere crecer.
Una vez definido el plan estratégico, hay que hacer la concreción monetaria año por año, en otras palabras, se debe elaborar el presupuesto.
La elaboración del presupuesto
El presupuesto tiene que estar más detallado y ser consistente con los planes estratégicos de la compañía en cuanto a ratios de crecimiento, áreas de desarrollo, márgenes deseados, tipo de cliente objetivo, etc. Una vez que ya está claro el planteamiento, habría que elaborarlo de forma colaborativa y para ello es importante tener en cuenta las siguientes premisas:
1. Facilitar la participación de los directivos claves del proceso: o lo que es lo mismo, impulsar su implicación y responsabilidad. Lograr la participación de los distintos responsables en el presupuesto es un reto para muchas empresas. Observar las directrices, y entenderlas, cumplir los plazos, y que los resultados obtenidos tengan que ver con lo que se pedía no es tan sencillo (ni habitual) como puede parecer. La realidad empresarial es que, en muchos casos, una buena herramienta de gestión como es el presupuesto, al final puede perder gran parte de su utilidad si no se ejecuta correctamente.
2. Establecer las reglas de negocio: desde el punto de vista del reporting financiero, es importante que el presupuesto cumpla con estas normas. Aunque serán diferentes dependiendo del tipo de organización, las reglas de negocio siempre se deben materializar en instrucciones concretas, que permitan comprobar si se cumplen o no. Ejemplo de ellas serían las siguientes:
-
No subir los salarios más de un 1%.
-
Aumentar las ventas en un 3%.
Estas reglas de negocio tienen que estar embebidas en el reporting financiero para asegurar su cumplimiento. A nivel de solución, esto supone un beneficio, ya que:
-
Evita tener que hacer comprobaciones individuales.
-
Evita errores, inconsistencias y duplicidades.
-
Ahorra tiempo y recursos en revisiones que no aportan nada.
-
Permite ganar en fluidez
3. Contribuir al plan por áreas de responsabilidad: significa que, aunque el reporting financiero se implante como solución única, se establezcan diferentes niveles de acceso de acuerdo a los distintos perfiles de usuario y a la seguridad definida.
